Obbligo Comunicazione PEC Amministratori Registro Imprese: sfida per gli operatori

L’obbligo di comunicazione del domicilio digitale (PEC) degli amministratori al Registro delle Imprese quale novità significativa introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 (L. n. 207/2024, art. 1, comma 860), rappresenta il nuovo adempimento volto a favorire la digitalizzazione e la trasparenza delle imprese.

La scadenza è fissata al 30 giugno 2025 per le imprese già esistenti al 1° gennaio 2025, e impone agli operatori una serie di passaggi che sollevano non poche peculiarità e difficoltà pratiche.

1) PEC Amministratori: Contesto Normativo e Soggetti Interessati

Per le società già esistenti prima di tale data, la scadenza per l’adempimento è il 30 giugno 2025, salvo diverse proroghe che, ad oggi, non risultano approvate. 

2) PEC Amministratori: Procedura DIRE, passi e criticità

• PEC Personale Attiva: l’amministratore deve essere in possesso di una PEC personale valida e attiva, intestata esclusivamente a lui.
• Firma Digitale:è indispensabile disporre di un dispositivo di firma digitale (CNS, token USB) per sottoscrivere la pratica telematica.
• Account Telemaco: per l’invio della pratica è necessario un account Telemaco con profilo che permetta la trasmissione delle pratiche telematiche. La registrazione a Telemaco è gratuita.
• Accesso al Portale DIRE: Collegarsi al portale https://dire.registroimprese.it/.

Compilazione della Pratica:

• Selezionare “Pratica di variazione”.
• Inserire il codice fiscale o il REA della società.
• Scegliere la modalità di compilazione “Adempimenti Registro Imprese/REA” e la sezione “Organi sociali e persone con cariche/qualifiche”.
• Selezionare la voce “Comunicazione Pec amministratori e altre persone impresa”.
• Cliccare su “Salva e procedi”.
• Utilizzare la voce “Azioni” a fianco del nominativo dell’amministratore per il quale si intende comunicare la PEC.
• Inserire l’indirizzo PEC personale dell’amministratore.
• Generazione e Firma della Pratica: Il sistema DIRE genererà la pratica telematica, che dovrà essere firmata digitalmente dall’amministratore (o dal professionista incaricato).
• Invio della Pratica: La pratica, una volta firmata, verrà inviata al Registro Imprese direttamente dal portale DIRE.

3) PEC Amministratori: è davvero gratuita la procedura?

4) PEC Amministratori: èeculiarità e difficoltà Incontrate dagli Operatori

• Differenziazione tra PEC Personale e PEC Aziendale: Una delle maggiori fonti di confusione è la netta distinzione tra la PEC della società e la PEC personale dell’amministratore. Molti amministratori, abituati a utilizzare la PEC aziendale per tutte le comunicazioni, sottovalutano la necessità di dotarsi di un proprio domicilio digitale. Questo richiede un cambio di mentalità e un’attenta verifica delle caselle PEC in uso.
• Scadenze e Tempistiche: La scadenza del 30 giugno 2025, in assenza di proroghe, sta mettendo sotto pressione gli studi professionali e le imprese. Per le imprese di grandi dimensioni o con numerosi amministratori, la gestione delle singole PEC e delle relative comunicazioni può diventare un compito oneroso.
• Sanzioni e Sospensioni: La minaccia di sospensione della pratica e di sanzioni, seppur ridotte in caso di adempimento tardivo, spinge gli operatori a un’attenzione maggiore, ma genera anche ansia e preoccupazione per eventuali errori o ritardi. Sebbene non siano previste sanzioni specifiche, è applicabile l’art. 2630 del Codice Civile, che prevede una multa da 103 a 1.032 euro per l’omissione di comunicazioni obbligatorie al Registro delle Imprese, ridotta a un terzo se l’adempimento avviene entro 30 giorni dalla scadenza.
• Gestione di più Incarichi: Sebbene sia consentito a un amministratore utilizzare la stessa PEC per più incarichi societari, la corretta associazione di tale PEC a ciascuna società amministrata all’interno della procedura DIRE richiede precisione e verifica, specialmente in caso di amministratori con un elevato numero di cariche.
• Alfabetizzazione Digitale: Non tutti gli amministratori hanno la stessa familiarità con gli strumenti digitali. Per alcuni, l’attivazione di una PEC personale, la gestione della firma digitale e l’utilizzo del portale DIRE possono rappresentare ostacoli significativi, richiedendo un supporto più intenso da parte di professionisti o intermediari abilitati.
• Possibili Interpretazioni e Chiarimenti: Nonostante le prime indicazioni operative del MIMIT e di Unioncamere, possono sorgere ancora dubbi interpretativi su casistiche particolari o su come gestire determinate situazioni (es. amministratori stranieri senza codice fiscale italiano, o casistiche di decesso/revoca imminente).
• Manutenzione del Domicilio Digitale: L’obbligo non si esaurisce con la prima comunicazione. È fondamentale che l’amministratore mantenga attiva e monitorata la propria casella PEC, rinnovando l’abbonamento e verificando periodicamente lo spazio disponibile. Un domicilio digitale non funzionante o non monitorato equivale a una mancata comunicazione.

Le difficoltà incontrate, legate principalmente alla gestione delle PEC personali, alle scadenze imminenti e alla necessità di una maggiore alfabetizzazione digitale, sottolineano l’importanza del ruolo dei professionisti (commercialisti, consulenti) nel supportare le imprese e i loro amministratori in questo processo di adeguamento normativo. È auspicabile che ulteriori chiarimenti e un’assistenza efficace da parte delle Camere di Commercio possano ulteriormente semplificare l’adempimento, garantendo una transizione fluida e il pieno rispetto della normativa.