Il lavoro ibrido è la nuova normalità, le aziende così ottimizzano gli spazi

Un sondaggio JLL rivela che l’87% delle organizzazioni a livello globale ha adottato il lavoro ibrido come modello predominante, spingendo le aziende a investire in tecnologie avanzate per il monitoraggio degli spazi, nell’analisi dei dati di utilizzo e nella riorganizzazione degli ambienti di lavoro per attrarre talenti e supportare modelli di occupazione flessibili, con quasi la metà delle imprese intenzionate a espandere ulteriormente le proprie politiche ibride nei prossimi tre anni.

A cinque anni dall’inizio della pandemia, un sondaggio condotto da JLL evidenzia come il lavoro ibrido sia diventato il modello lavorativo predominante a livello globale, adottato dall’87% delle organizzazioni. Questo approccio si conferma non come una soluzione temporanea, ma come una tendenza destinata a perdurare. Il Global Occupancy Planning Benchmarking Report di JLL illustra l’evoluzione dei programmi ibridi per adattarsi a diverse attività lavorative e suggerisce alle aziende di adottare una pianificazione dell’occupazione e una progettazione degli spazi di lavoro più olistiche. Investimenti in nuove tecnologie, l’utilizzo di dati sull’utilizzo degli spazi e la priorità data a postazioni di lavoro individuali e private sono strategie chiave per rispondere efficacemente alle mutate esigenze degli ambienti di lavoro. Il report, basato su dati di oltre 85 organizzazioni in 12 settori a livello globale, offre best practice su come utilizzare lo spazio di lavoro per attrarre e trattenere i migliori talenti, sottolineando l’importanza di pianificare e gestire modelli di occupazione settimanale variabili. Con quasi il 50% delle aziende intenzionate a espandere le proprie politiche di programmi ibridi nei prossimi tre anni, si apre un’opportunità significativa per creare ambienti di lavoro più dinamici, integrando facility management, pianificazione degli spazi e tecnologia nei processi decisionali.

Monitoraggio intensificato degli spazi di lavoro nell’era dell’ibrido

Il rapporto di JLL intitolato “L’ibrido funziona davvero?” ha evidenziato la diversità delle motivazioni che spingono le aziende ad adottare modelli di lavoro ibrido, con l’ottimizzazione dell’utilizzo degli spazi in cima alla lista (79%), seguita dal desiderio di migliorare l’esperienza dei dipendenti (60%) e di supportare stili di lavoro modificati (59%). Indipendentemente dalla ragione, la nuova ricerca di JLL rivela un marcato aumento delle aziende che si affidano al monitoraggio dei dati per gestire la crescente complessità della pianificazione e gestione degli spazi di lavoro. In particolare, si registra un incremento delle aziende che monitorano i dati di utilizzo, seguiti dai dati di occupazione/posti vacanti e dalla densità. I dati accurati sugli spazi si confermano un elemento fondamentale per una pianificazione e una gestione efficace del posto di lavoro, ma la percentuale di aziende che monitora l’utilizzo per informare la pianificazione ha raggiunto un picco del 77%, in netto aumento rispetto al 55% del 2017 e al 67% del 2022. Questo incremento è reso possibile dal miglioramento della tecnologia per il monitoraggio dei sensori e dei badge, che offre una comprensione più completa dell’utilizzo degli spazi. Le aziende sfruttano queste informazioni in vari modi: il 72% le utilizza per la pianificazione degli spazi, mentre il 43% le impiega per definire gli stili dei programmi ibridi.

Ottimizzazione degli spazi di lavoro: la tecnologia colma il divario tra obiettivi e utilizzo reale

Nonostante la crescente disponibilità di dati di utilizzo sempre più precisi a livello globale, le organizzazioni si trovano spesso con tassi di utilizzo target significativamente superiori a quelli effettivi. La tecnologia si presenta come una soluzione chiave per colmare questo divario, attraverso l’integrazione di sensori di presenza in postazioni di lavoro e spazi collaborativi, l’analisi in tempo reale dei dati e funzionalità di intelligenza artificiale mirate all’aumento dell’efficienza. In risposta a ciò, un numero considerevole di organizzazioni ha investito in tecnologie per adattare i propri spazi fisici al fine di supportare al meglio i programmi ibridi, con il 44% che ha implementato modifiche IT specifiche e il 40% che ha investito in tecnologie avanzate per le sale conferenze. Parallelamente, i tassi di posti vacanti, tradizionalmente un parametro di riferimento chiave nella pianificazione dell’occupazione, si rivelano meno efficaci in un contesto caratterizzato dalla crescente condivisione delle postazioni e dall’utilizzo di spazi collaborativi. La densità degli spazi di lavoro rimane invece un parametro fondamentale per i clienti che mirano a ottimizzare il proprio portfolio immobiliare per la pianificazione e la progettazione degli spazi, in quanto le organizzazioni sono sempre più sotto pressione per ridurre l’impatto ambientale e i costi operativi. Mentre le organizzazioni valutano a livello globale utilizzo, posti vacanti e densità, questi parametri continuano a influenzare l’evoluzione degli spazi di lavoro, con un aumento delle postazioni di lavoro condivise e aperte e degli spazi dedicati alla concentrazione, e una diminuzione delle postazioni di lavoro dedicate e chiuse e degli spazi di collaborazione. Con la stabilizzazione dei programmi ibridi, che passano da politiche incentivate dai dipendenti a politiche più orientate dai datori di lavoro, dati accurati e nuove tecnologie continueranno a svolgere un ruolo cruciale nella digitalizzazione degli edifici e nell’abilitazione di sistemi di gestione dell’occupazione più olistici.

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