CNIL: i vantaggi di avere un DPO in azienda, leva strategica del business

Il quid del DPO: leva strategica del business

Dall’autorevolezza delle ricerca emerge chiaramente che il ruolo del DPO denota una solida strategia aziendale.

Si tratta di un soggetto che, ben sapendo suggerire le modalità per una corretta gestione dei dati personali, rappresenta un valore aggiunto.

L’applicazione del miglioramento continuo, l’attenzione all’innovazione necessaria per la corretta implementazione dello stato dell’arte, l’attenzione alla corretta interpretazione normativa, anche al di fuori dell’ambito specifico della data protection, l’applicazione del principio di esattezza del dato e quello della minimizzazione del trattamento portano evidenti benefici al business.

La sua figura, purché autorevole, è un’importante leva strategica.

Fiumi di parole sono state già scritte negli anni sul suo ruolo, può bastare ricordare che, tra gli altri, il DPO è colui che aiuta l’organizzazione ad attuare una robusta accountability che nel medio-lungo periodo consentirà di far fare un vero e proprio salto di qualità portando a benefici evidenti, anche in termini economici.

Come nasce la ricerca della CNIL e qualche numero

La ricerca della CNIL nasce su richiesta del ministero del Lavoro, dell’Occupazione e della Salute, l’associazione per la formazione professionale degli adulti (AFPA), che hanno condotto un‘indagine statistica sui DPO nel gennaio 2024.

Oltre tremila, per l’esattezza 3.625 sono stati gli intervistati, o meglio coloro a cui è stato sottoposto il questionario che ha permesso di studiare i benefici economici per un’organizzazione grazie alla presenza di un DPO, indipendentemente dall’obbligatorietà della sua designazione.

Oltre a questo studio, la CNIL ha condotto interviste qualitative con dieci DPO proposti dall’associazione francese dei corrispondenti per la protezione dei dati (Afcdp). Interviste che hanno contribuito a confermare l’interpretazione dei risultati del questionario.

CNIL fotografa i vantaggi di avere un DPO: in primis economici

Le risposte al questionario hanno mostrato come il ruolo del DPO offra diversi benefici, e in particolare:

• maggiore leva per aggiudicarsi le gare d’appalto;
• minore esposizione alle sanzioni;
• prevenzione dalle fughe di dati, semplificandone la gestione.

Tuttavia, questi benefici spesso non sono percepiti come valore aggiunto da molte realtà organizzative, specie quelle medio-piccole, che, non avendone l’obbligo, non ne colgono l’opportunità.

Caso diverso è da considerarsi nelle grandi aziende ovvero da quei contesti che credono nella compliance al GDPR, concependo la conformità più come una leva strategica e quindi un modello di business piuttosto che un vincolo o peggio un peso.

Alcuni dati

Dall’analisi sono emersi alcuni dati virtuosi (in Francia). Il 36% dei DPO in carica lavora in una piccola azienda in cui la compliance è percepita come una leva: si tratta del gruppo più numeroso tra tutte le aziende intervistate.

In totale, il 58% dei DPO lavora in organizzazioni in cui la compliance è percepita positivamente.

I due settori più rappresentati sono “Ricerca, IT e consulenza” e “Banche, assicurazioni e mutue”, con rispettivamente il 24% e il 17% dei DPO del campione che lavorano in aziende di questi settori.

Tutti gli altri vantaggi di avere un DPO

Molteplici sono stati, in questa ricerca, considerati i vantaggi di avere un DPO:

• leva nelle gare d’appalto;
• evitare sanzioni e perdite dati;
• semplificare la gestione dei dati.

Leva nelle gare d’appalto

La presenza del DPO è ritenuta un importante vettore di fiducia nelle procedure di gara, in particolare quando il contratto prevede il trattamento di dati personali.

Questa figura funge, in tali casi, da prezioso punto di contatto per l’acquirente durante l’intera fornitura del servizio (documentazione del trattamento, redazione di clausole di subappalto, fornitura di consulenza eccetera).

Per esempio, un DPO ha spiegato che, “in seguito all’implementazione di una strategia di promozione della conformità, la sua azienda ha visto le sue possibilità di aggiudicarsi le gare d’appalto aumentare della metà”.

Evitare sanzioni e perdite dati

Le sanzioni previste dal GDPR sono significative. Per esempio, nel 2024 la CNIL ha imposto 87 sanzioni per un totale di 55 milioni di euro.

“Le regressioni statistiche mostrano che il vantaggio di evitare sanzioni, secondo la valutazione del DPO, dipende dalle dimensioni dell’azienda e dal suo modello di business”, spiega la CNIL.

Le aziende che preservano l’immagine tra i propri consumatori non possono prescindere dalla non conformità al GDPR e i DPO in questo senso svolgono un ruolo fondamentale nel preservare la reputazione aziendale.

Ancora, svariati DPO hanno evidenziato, nel corso delle interviste, l’effetto negativo di una sanzione pubblica sui ricavi dei clienti, ma anche sul rating finanziario.

Dunque, attraverso il suo ruolo di informazione /sensibilizzazione /consulenza /supervisione, il DPO contribuisce a prevenire il rischio di sanzioni, aiutando le organizzazioni a conformarsi alle normative e ad adempiere ai propri obblighi.

Ma non è tutto. Inoltre, gli attacchi informatici rappresentano significativi costi per le aziende. Un rapporto Ibm del 2024 ha mostrato come il costo medio di una violazione dei dati sia di 5 milioni di dollari, con un aumento del 10% rispetto all’anno precedente 2023.

Così il DPO può contribuire a ridurre il rischio di violazioni dei dati. Attraverso le sue diverse responsabilità, il DPO svolge un ruolo centrale nella protezione dei dati personali all’interno dell’azienda.

Fornisce consulenza sulle misure di sicurezza da implementare e partecipa alle valutazioni d’impatto sulla privacy. Può condurre controlli e audit e avvisare i responsabili quando identificano violazioni della sicurezza.

Partecipa allo sviluppo di policy di sicurezza e organizza attività di sensibilizzazione e formazione per i dipendenti/collaboratori.

Semplificare la gestione dei dati

Il DPO è anche tenuto a garantire il rispetto dei principi fondamentali del GDPR (limitazione delle finalità, minimizzazione dei dati, limitazione della conservazione), incoraggiando le organizzazioni ad essere attenti e vigili nella raccolta/conservazione dei dati personali.

Si tratta di una semplificazione della gestione dei dati che offre evidenti vantaggi economici alle aziende, traducendosi in operativi risparmi in termini di spazio di archiviazione.

Dalla ricerca apprendiamo come uno tra i tanti DPO intervistati ha spiegato come un’adeguata compliance al GDPR abbia consentito all’azienda in cui era stato designato, di risparmiare 400 mila euro sui costi, per esempio, dei server.

Più in generale, il DPO contribuisce a una “migliore comprensione del patrimonio informativo aziendale”.

Il suo lavoro contribuisce quindi a “facilitare l’utilizzo dei dati centralizzandoli ed evitando duplicati o silos di dati”. Ciò consente ai team di accedere più facilmente ai dati rilevanti, migliorando l’efficienza dei processi interni e del processo decisionale.

Il grafico illustra i “risultati chiave dell’analisi delle componenti principali (PCA) delle risposte al questionario”.

L’impatto del modello di business sul DPO

Secondo la CNIL, avere un DPO apporta evidenti benefici economici che possono essere più o meno significativi a seconda del modello di business dell’azienda interessata.

Lo studio in questione ha ancora rilevato che le organizzazioni più impegnate nella conformità assegnano maggiori risorse ai propri DPO.

È qui che investire nel ruolo del DPO può rivelarsi decisamente vantaggioso. È evidente che più hanno tempo da dedicare al loro ruolo, migliori condizioni hanno per garantire la compliance aziendale. Ciò riduce sensibilmente la probabilità di essere sanzionati.

Oltre a incidere sulle risorse a loro disposizione, l’investimento in compliance incide anche sul modo in cui il DPO incarna il proprio ruolo.

Pertanto, dall’indagine è emerso che “i DPO che incontrano difficoltà nello svolgimento della propria mission, che vengono raramente consultati e che ricevono scarsa formazione, tendono ad essere i meno soddisfatti della propria professione”. E siamo perfettamente d’accordo.

Compliance come risorsa e non ostacolo al business

La compliance (atto di acquiescenza) al GDPR è obbligatoria e comporta innegabili costi/opportunità di compliance.

Tuttavia è possibile per un’organizzazione renderla redditizia promuovendola. Credere nell’importanza di avere un DPO è un investimento con un ritorno economico, essendo una risorsa reale.

A questo punto, il DPO è visto sì come un costo, ma “redditizio” e per quelle organizzazioni più lungimiranti, a posteriori, costituisce un valido e solido investimento.