Microsoft Work Trend Index: l’AI per evitare la giornata lavorativa infinita

Milano, 24 Giugno 2025 -Microsoft ha rilasciato un aggiornamento del  Work Trend Index 2025, report globale di Microsoft che analizza le trasformazioni nel mondo del lavoro guidate dall’intelligenza artificiale e dalle tecnologie digitali. Nella recente edizione rilasciata ad aprile, Microsoft ha tracciato l’emergere delle Frontier Firms, aziende evolute alimentate da un’intelligenza artificiale sempre disponibile, gestite da team composti da esseri umani e agenti digitali, e caratterizzate da un nuovo ruolo per ogni dipendente: l’Agent Boss. Queste aziende stanno ridisegnando i processi aziendali attorno all’AI e agli agenti digitali per scalare rapidamente, operare con agilità e generare valore più velocemente rispetto alle imprese tradizionali.

Tuttavia, questa evoluzione non è priva di sfide. Le organizzazioni non completeranno mai il loro percorso verso la trasformazione in una Frontier Firm concentrandosi esclusivamente sui processi. Il nuovo aggiornamento del Work Trend Index, basato su trilioni di segnali di produttività aggregati e anonimizzati provenienti da Microsoft 365 a livello globale, ha rivelato un nuovo ostacolo significativo: una giornata lavorativa che sembra infinita.

In questo scenario, l’AI può offrire una via d’uscita da questa impasse, ma per non accelerare un sistema già difettoso, occorre ripensare i ritmi di lavoro. In un contesto in cui email, riunioni e notifiche si susseguono senza sosta, molti lavoratori faticano infatti a trovare tempo per concentrarsi su ciò che conta davvero. Questo fenomeno non solo impatta la produttività individuale, ma rischia di rallentare l’innovazione e la crescita.

Qui una sintesi dei principali insights:

La giornata lavorativa infinita: una panoramica

1. Mattina: il lavoro inizia prima del risveglio

• Il 40% degli utenti Microsoft 365 è online alle 6 del mattino e controlla le email per stabilire le priorità della giornata lavorativa.
• Ogni giorno, un lavoratore medio riceve 117 email, spesso lette in meno di 60 secondi.
• Si registra un aumento del 7% delle email con più di 20 destinatari), mentre i thread 1to1- sono in calo (-5%).
• A partire dalle 8 del mattino, Microsoft Teams supera le email come principale canale di comunicazione, dando il via alla giornata lavorativa a pieno ritmo. In media, un lavoratore riceve 153 messaggi su Teams ogni giorno feriale.
• Il numero di messaggi per persona è aumentato del 6% su base annua a livello globale, con incrementi superiori al 20% in regioni come l’Europa Centrale e Orientale, il Medio Oriente e l’Africa, e oltre il 15% nel Regno Unito e in Corea del Sud.

Metà giornata: concentrazione impossibile

• Nonostante le ore a cavallo della pausa pranzo (9–11 e 13–15) siano le più produttive per il lavoro individuale perché la concentrazione è più alta, sono in genere il momento della giornata più denso di riunioni (50% del totale delle riunioni avviene in quelle ore). Martedì è il giorno con più riunioni (23%), mentre il venerdì ne ha meno (16%), il 57% delle riunioni sono call ad-hoc organizzate last minute senza la condivisione di un calendar di invito.
• I dipendenti che utilizzano Microsoft 365 vengono interrotti mediamente ogni 2 minuti da una riunione, un’email o una notifica. Questo rumore digitale rende caotico e frammentato il lavoro per quasi la metà dei dipendenti (48%) e oltre la metà dei leader (52%).

Sera: la giornata non finisce mai

• Il passaggio alla giornata lavorativa a “triplo picco di produttività”, iniziato durante la pandemia, non è più una tendenza ma per molti è ormai la norma. La giornata lavorativa di oggi, proprio a causa della sua frammentarietà, si estende ben oltre la sera. Il WTI rivela un aumento delle riunioni dopo le 20 del 16% su base annua, con i team globali e flessibili che costituiscono gran parte di questo incremento. E non si tratta solo di riunioni: in media, un dipendente invia o riceve più di 50 messaggi al di fuori dell’orario lavorativo standard , entro le 22 quasi un terzo (29%) dei lavoratori attivi torna a controllare la propria casella di posta, evidenziando un aumento costante delle attività fuori orario.
• Il WTI mostra anche un aumento significativo dell’utilizzo delle email durante il fine settimana. Quasi il 20% dei dipendenti che lavorano attivamente nel weekend controlla la posta elettronica prima di mezzogiorno, sia il sabato sia la domenica — si svegliano per lavorare, anche nei giorni solitamente dedicati al riposo. Inoltre, oltre il 5% torna a controllare le email la domenica sera (dalle 18 in poi).

In questo scenario, adottare l’AI non basta, per diventare una Frontier Firm occorre evolvere anche la gestione del tempo. Secondo l’aggiornamento del WTI, serve soprattutto sviluppare anche una mentalità da “Frontier Firm” ovvero un approccio che metta in discussione come viene speso il tempo, come viene svolto il lavoro e cosa genera davvero impatto. Ecco tre punti emersi dal Report Microsoft:

La regola dell’80/20.

In un mondo di budget limitati e attenzione ridotta, essere attivi non equivale a fare progressi. Le organizzazioni più efficaci lo sanno — e si comportano di conseguenza. Le “Frontier Firm” applicano il Principio di Pareto, concentrandosi su quel 20% di attività che produce l’80% dei risultati. L’AI rende questo approccio non solo possibile, ma anche scalabile. Utilizzando IA e agenti per snellire attività a basso valore — riunioni di aggiornamento, report di routine, attività amministrative — i leader possono recuperare tempo prezioso per ciò che davvero muove il business: lavoro individuale a valore, decisioni rapide ed esecuzione focalizzata.

Le aziende che vinceranno nell’era dell’IA non saranno quelle che lavorano di più, ma quelle che lavorano meglio e in modo più intelligente.

Introduzione del Work Chart per ripensare l’organizzazione aziendale

Oggi i team sono organizzati in funzioni statiche: finanza, marketing, ingegneria. Ma con competenze disponibili su richiesta tramite AI e agenti, queste strutture risultano rigide Attraverso il passaggio dall’organigramma al “Work Chart”, ovvero un modello agile e orientato ai risultati, team di lavoro più snelli vengono composti sulla base di un obiettivo comune e usano l’AI per colmare le lacune di competenze e agire più rapidamente.

La figura strategica dell’Agent Boss

Sta emergendo una nuova generazione di professionisti capaci di navigare nel caos non lavorando di più, ma lavorando in modo più intelligente, i cosiddetti “agent boss” ovvero lavoratori che coordinano agenti AI per potenziare il proprio lavoro, liberarsi dai task di poco valore e concentrarsi sulle attività a maggiore impatto.