Regime forfettario e rimborsi spese: tutte le regole da conoscere nel 2025

Per chi opera con partita IVA in regime forfettario, la gestione dei rimborsi spese è un terreno insidioso, ma qualcosa potrebbe cambiare nel 2025.

Per chi opera con partita IVA in regime forfettario, la gestione dei rimborsi spese è un terreno insidioso. Nonostante si tratti spesso di somme anticipate per lo svolgimento dell’attività, il Fisco le considera reddito imponibile a tutti gli effetti, con un’unica eccezione: le spese anticipate per nome e per conto del cliente, purché rispettino precise regole documentali.

Come funziona il calcolo del reddito nel regime forfettario

Il regime forfettario non consente la deduzione analitica dei costi: il reddito si determina applicando un coefficiente di redditività ai compensi percepiti nell’anno.
Questo significa che anche vitto, alloggio e trasferte rientrano nella quota forfettaria già tassata, senza possibilità di detrarli separatamente.

Le novità del 2025

Dal 2025, è previsto che nel regime ordinario i rimborsi spese addebitati in modo analitico non concorrano al reddito.
Tuttavia, questa modifica ha interessato solo l’articolo 54 del TUIR, lasciando intatto il comma 64 della Legge 190/2014, che disciplina il forfettario.

Risultato è questo:

• Chi è in regime ordinario può escludere certe spese dal reddito;
• Chi è in regime forfettario continua a pagarci le imposte, anche se si tratta di rimborsi al centesimo per spese sostenute per il cliente.

Le due tipologie di rimborsi spese nel regime fofettario

Per chi aderisce al regime agevolato, la normativa distingue due categorie principali:

1. Spese anticipate per conto del cliente
   • Regolate dall’art. 15 del DPR 633/72;
   • Fatture o ricevute sono intestate direttamente al cliente, non al professionista;
   • Non fanno reddito se documentate e indicate come “anticipi per nome e conto del committente” in fattura;
   • Esempi: imposte di registro, tributi, contributi unificati, diritti di segreteria, marche da bollo.
2. Spese legate all’attività professionale
   • Trasferte, vitto, alloggio e spostamenti;
   • Sempre soggette al coefficiente di redditività, quindi tassate;
   • Vanno incluse in fattura e concorrono anche al limite di 85.000 euro per restare nel regime forfettario.

Come documentare correttamente i rimborsi

Per evitare contestazioni, il professionista deve:

• Conservare fatture, ricevute o scontrini parlanti per ogni spesa;
• Assicurarsi della tracciabilità dei pagamenti (bonifico, carta, mezzi elettronici);
• Distinguere in fattura la prestazione dai rimborsi, ad esempio:
  • Prestazione professionale: € 1.000;
  • Rimborso spese trasferta: € 150 (tassabile);
  • Rimborso contributo unificato: € 100 (non tassabile).

Obbligo quadro RS Modello Redditi

I forfettari devono compilare il Quadro RS del Modello Redditi PF, indicando tutte le spese sostenute, IVA compresa.
La mancata compilazione comporta una sanzione di 250 euro.
In sintesi molti professionisti sbagliano a non richiedere le fatture, pensando che non siano utili: in realtà sono fondamentali per la corretta dichiarazione. nel 2025 chi lavora in regime forfettario non beneficia delle nuove agevolazioni sui rimborsi previste per il regime ordinario. Ogni spesa rimborsata, tranne quelle anticipate per conto del cliente, resta tassabile. Una “svista” legislativa che penalizza migliaia di professionisti.